Informativa e dichiarazione di consenso
al trattamento dei dati personali
ai sensi dell'art. 13 del
Regolamento UE n. 679/2016
del 27 Aprile 2016
La vigente informativa viene rilasciata ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.
Titolare del trattamento dati
Politecnico di Milano – Direttore Generale su delega del Rettore pro-tempore – contatto: dirgen@polimi.it.
Responsabile interno del trattamento
Dott.ssa Gloria Paoluzzi, Responsabile Gestionale del Dipartimento di Architettura e Studi Urbani, Piazza Leonardo da Vinci 32, Milano (MI), tel. 0223995550, email: gloria.paoluzzi@polimi.it. I dati saranno trattati da ulteriori soggetti autorizzati e a tal fine istruiti nel rispetto della normativa vigente.
Responsabile protezione dati e punti di contatto
Dott. Vincenzo Del Core, tel. 0223999378, email: privacy@polimi.it.
Finalità del trattamento, base giuridica, categorie di dati e periodo di conservazione
Gli eventi di Dipartimento si svolgono in modalità blended tramite le piattaforme Cisco Webex, Microsoft Teams e Zoom (a titolo esemplificativo ma non esaustivo) e prevedono l’eventuale registrazione che potrà essere successivamente diffusa sui canali social (YouTube, LinkedIn e Facebook, a titolo esemplificativo ma non esaustivo) e/o sul sito DAStU e siti satelliti.
Ai fini dell’applicazione della normativa europea e nazionale in materia (Regolamento UE 679/2016, d’ora in poi Regolamento), si informa che i dati personali forniti direttamente dall’interessato, saranno utilizzati per le seguenti finalità:
Tabella 1
Finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali | Base giuridica del trattamento | Categorie di dati personali oggetto di trattamento | Periodo di conservazione dei dati personali |
Finalità 1 Iscrizione e partecipazione all’evento e ricezione del link per l’accesso alla piattaforma utilizzata | Consenso (art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento UE). | · Dati identificativi (nome, cognome, titolo professionale, affiliazione a ente/società) · Dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono) | I dati saranno conservati per un periodo di 5 giorni dalla data di svolgimento dell’evento. |
Finalità 2 Registrazione dell’evento per la trasmissione in diretta streaming sui canali web e social del Dipartimento | Interesse pubblico per finalità istituzionali (art. 6, comma 1, lett. e) del Regolamento UE) | · Dati identificativi (nome, cognome) · Immagini e voce | La registrazione sarà conservata per la durata dell’evento |
Finalità 3 Registrazione dell’evento per il repository dello stesso sul sito web istituzionale e mediante tutti i canali di comunicazione ufficiali del Dipartimento, per consentire la fruizione dell’evento anche non in diretta | Interesse pubblico per finalità istituzionali (art. 6, comma 1, lett. e) del Regolamento UE) | · Dati identificativi (nome, cognome) · Immagini e voce | La registrazione sarà conservata per un periodo di 5 anni dalla data di svolgimento dell’evento |
Finalità 4 Finalità statistiche, di conservazione e archiviazione | Adempiere ad attività istituzionale del Politecnico di Milano (art. 6, comma 1, lett. e) del Regolamento | · Dati anagrafici (nome, cognome, titolo professionale, affiliazione a ente/società) · Dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono) · Immagini e voce | I dati necessari al corretto funzionamento della pubblica amministrazione saranno archiviati e conservati per un tempo indefinito, nel rispetto dei principi di trasparenza, liceità, proporzionalità e minimizzazione |
Qualora il partecipante sia affetto da disabilità, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a) del Regolamento UE, potrà darne comunicazione in fase di iscrizione, al fine di predisporre ogni misura organizzativa possibile per una sua agevole partecipazione dell’iniziativa. Il trattamento di questi dati trova la sua base giuridica nel consenso dell’interessato.
Si comunica che nel corso degli eventi, qualora un partecipante intervenga, se ne assume tutte le responsabilità ed esonera il Politecnico di Milano da qualsiasi responsabilità per la diffusione dell’immagine e/o dell’audio durante l’evento e anche successivamente.
In caso di evento registrato, qualora un partecipante intervenga con video o audio, il suo intervento verrà registrato.
I dati oggetto del trattamento, incluse le immagini delle riprese e delle registrazioni audio/video, anche in forma parziale e/o modificata o adattata, realizzate nel corso dell’iniziativa verranno trattati nel pieno rispetto del Regolamento UE.
I dati saranno trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, da soggetti specificatamente incaricati, per le attività di divulgazione e comunicazione sui canali web, social e streaming del Dipartimento di Architettura e Studi Urbani.
Le immagini raccolte saranno conservate, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico per le finalità e nei limiti sopra definiti e potranno essere diffuse ai sensi della Legge n. 150/2000 sui siti istituzionali nonché attraverso canali social network (Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn, a titolo esemplificativo ma non esaustivo). L’uso delle immagini non dà diritto ad alcun compenso.
Il Dipartimento di Architettura e Studi Urbani ha la facoltà di accedere o divulgare le immagini senza alcun consenso, in ragione dell’art. 97 della Legge n. 633/1941. Tale autorizzazione implica la concessione di una licenza non esclusiva, senza limiti di durata e per tutto il mondo, trasferibile a terzi, per l’utilizzazione dei materiali e include i diritti di cui agli artt. da 12 a 19 della Legge n. 633/1941, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo: diritto di pubblicazione; diritto di riproduzione in qualunque modo o forma; diritto di trascrizione, montaggio, adattamento, elaborazione e riduzione; diritto di comunicazione e distribuzione al pubblico, comprendente i diritti di proiezione, trasmissione e diffusione anche in versione riassuntiva e/o ridotta, con qualsiasi mezzo tecnico, diritto di conservare copia dei materiali, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico noto o di futura invenzione per le finalità e nei limiti sopra definiti. È in ogni caso esclusa ai sensi del citato articolo e ai sensi dell’art. 10 del Codice Civile qualunque utilizzazione delle immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata.
Natura dei dati
Il conferimento dei dati è facoltativo.
Il rifiuto a fornire i dati per la Finalità n. 1 di cui alla Tabella 1 comporta l’impossibilità di iscriversi e partecipare agli eventi.
Modalità di trattamento
Nel solo ambito di partecipazione alla diretta streaming tramite piattaforme quali (a titolo esemplificativo ma non esaustivo) Cisco Webex, Microsoft Teams e Zoom, la stessa partecipazione all’evento può comportare – nel caso di registrazione dell’evento – la propria videoregistrazione nonché l’eventuale raccolta di audio qualora partecipi in modo attivo all’iniziativa.
La registrazione avverrà con l’utilizzo delle funzionalità disponibili dalla piattaforma in uso, per consentire lo svolgimento dell’evento in videoconferenza, nonché la diffusione della registrazione tramite i canali web e social del Dipartimento di Architettura e Studi Urbani. La videoregistrazione sarà conservata su server di proprietà del Politecnico di Milano.
Tutte queste operazioni saranno svolte con modalità atte a garantire la massima sicurezza e riservatezza ad opera di soggetti di ciò appositamente incaricati dal Politecnico di Milano.
Per le finalità indicate in Tabella 1, i trattamenti dei dati personali saranno effettuati su supporto digitale, con strumenti elettronici o, comunque, automatizzati, sul disco di struttura del Politecnico di Milano. Potrebbero anche essere conservati in formato digitale a tempo indeterminato in ragione degli obblighi di trasparenza e buon funzionamento della pubblica amministrazione.
L’accesso ai dati acquisiti per le finalità indicate in Tabella 1 è consentito al personale debitamente autorizzato, a cui sono state impartite adeguate istruzioni operative, ovvero a Tutor, Uffici competenti in materia e a personale di supporto alle attività organizzative.
Categorie di destinatari
Le informative per la gestione dei dati personali relative ai soggetti terzi sopra indicati sono disponibili ai seguenti indirizzi:
- Google e YouTube: https://policies.google.com/privacy?hl=it;
- Facebook: http://www.facebook.com/privacy/explanation.php;
- Twitter: http://twitter.com/privacy;
- Linkedin: http://www.linkedin.com/static?key=privacy_policy&trk=hb_ft_priv.
Infine, i dati personali possono essere comunicati anche ad altre amministrazioni pubbliche, quali anche in forma anonima qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale nonché a tutti quei soggetti pubblici ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni dell’ordinamento europeo, norme di legge o regolamento, oltre ad enti di assicurazione per eventuali pratiche infortuni.
Categorie particolari di dati personali
Ai sensi degli articoli 9 e 10 del Regolamento UE n. 2016/679, possono essere trattati dati qualificabili come “categorie particolari di dati personali”, in particolare informazioni relative a condizioni di disabilità comunicate dall’interessato in fase di iscrizione.
Trasferimento di dati verso Paesi extra UE o Organizzazioni internazionali
In relazione alle Finalità indicate in Tabella 1, i dati non saranno in alcun modo trasferiti in Paesi extra-UE o verso organizzazioni internazionali.
In linea generale, qualora per questioni di natura tecnica e/o operativa si renda necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, oppure si renda necessario trasferire alcuni dei dati raccolti verso sistemi tecnici e servizi gestiti in cloud e localizzati al di fuori dell’area dell’Unione Europea, il trattamento sarà regolato in conformità a quanto previsto dal Capo V del Regolamento e autorizzato in base a specifiche decisioni dell’Unione Europea. Saranno quindi adottate tutte le cautele necessarie al fine di garantire la più totale protezione dei dati personali basando tale trasferimento: a) su decisioni di adeguatezza dei Paesi terzi destinatari espressi dalla Commissione Europea; b) su garanzie adeguate espresse dal soggetto terzo destinatario ai sensi dell’art. 46 del Regolamento; c) sull’adozione di norme vincolanti d’impresa, le cosiddette “Corporate binding rules”.
Diritti degli interessati
Il soggetto interessato può chiedere in qualsiasi momento al Titolare:
- la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
- l’accesso ai dati personali e alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti; la cancellazione dei dati personali (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del Regolamento e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del Regolamento), la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati.
Il soggetto interessato ha inoltre diritto di opporsi in tutto o in parte:
- per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
- al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di promozione di iniziative formative ed eventi culturali del Politecnico di Milano.
Tali diritti sono esercitabili rivolgendosi a privacy@polimi.it.
Qualora ritenga che tali diritti siano stati violati dal titolare e/o da un terzo, l’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità per la protezione dei dati personali e/o ad altra autorità di controllo competente in forza del Regolamento.
L’interessato, selezionando le apposite caselle sul form on-line di iscrizione all’evento, manifesta espressamente il suo libero e pieno consenso al trattamento dei dati per ciascuna delle finalità indicate nell’informativa e nei limiti in cui il proprio consenso fosse richiesto ai fini della legge, nonché alla loro comunicazione nell’ambito dei soggetti indicati nell’informativa stessa.
L’interessato ha il diritto di revocare il suo consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Prima di esprimere il proprio consenso, l’interessato è informato di ciò. Il consenso è revocato con la stessa facilità con cui è accordato.
